Verhaltenskodex für auftragnehmerseitige Business Partner des Jenoptik-Konzerns
Für Jenoptik ist unternehmerische Verantwortung ein wesentlicher Bestandteil des wirtschaftlichen Erfolges.
Neben einem rechtlich und ethisch einwandfreien Verhalten gegenüber den eigenen Mitarbeitern, Geschäftspartnern und sonstigen Stakeholdern des Unternehmens gehört hierzu auch nachhaltiges Handeln im Sinne einer gesellschaftlichen Verantwortung des Unternehmens.
Jenoptik erwartet ebenso von ihren Vertriebspartnern, Lieferanten und sonstigen Auftragnehmern (im Folgenden „Business Partner“) ein rechtlich und ethisch einwandfreies Verhalten. Dieser Verhaltenskodex definiert die Anforderungen des Jenoptik- Konzerns an seine Business Partner bezüglich der Einhaltung national und international geltender Gesetze, Regelungen und Standards.
Dieser Verhaltenskodex gilt für alle Business Partner der JENOPTIK AG sowie mit ihr verbundener Unter- nehmen (im Sinne von §15 AktG) (nachfolgend „Jenoptik“).
Der Business Partner verpflichtet sich auf die Einhaltung der nachfolgenden Grundsätze.
1. Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
Der Business Partner versichert, bei und im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für Jenoptik alle insoweit einschlägigen nationalen und internationalen Gesetze und Rechtsvorschriften einzuhalten und sich regelmäßig über diese zu informieren.
Dies gilt insbesondere für die Gesetze im Land der Leistungserbringung sowie des Geschäftssitzes des Business Partners.
Jenoptik erkennt an, dass Unterschiede in den Kulturen und den gesetzlichen Anforderungen bestehen und erwartet gleichzeitig, dass unabhängig vom Sitz des Business Partners oder der vertragsschließenden Gesellschaft der Jenoptik alle Geschäftstätigkeiten so geführt und gestaltet werden, dass diese den Anforderungen dieses Verhaltenskodex entsprechen.
2. Einhaltung und Gewährleistung von Menschenrechten
2.1. Verbot von Zwangsarbeit und Kinderarbeit
Der Business Partner duldet keine Art von Zwangsarbeit, Sklaverei, Menschenhandel oder sonstige Ausbeutung von Mitarbeitern sowie jegliche Art von Kinderarbeit.
Dies gilt insbesondere für die Gesetze zur Verhinderung von Zwangsarbeit des Landes, in dem die Leistungen erbracht werden und in dem der Business Partner und der Endkunde seinen gesellschaftsrechtlichen Sitz hat.
2.2. Verbot von Diskriminierung und Ungleichbehandlung
Der Business Partner akzeptiert keine Diskriminierung, Benachteiligung oder Ungleichbehandlung beispielsweise aufgrund von Rasse, ethnischer oder nationaler Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, politischer Anschauung, Behinderung, Alter, Familienstand, sexueller Identität oder anderen persönlichen Merkmalen einer Person. Er achtet die Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte seiner Mitarbeiter.
2.3. Gewährleistung fairer Arbeitsbedingungen und Arbeitszeiten
Der Business Partner gewährleistet faire Arbeitsbedingungen und befolgt alle geltenden Gesetze zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit. Er verpflichtet sich insbesondere zur Einhaltung aller geltenden gesetzlichen Vorschriften zu Arbeitszeiten.
2.4. Sicherstellung einer angemessenen Vergütung
Der Business Partner sorgt für eine angemessene Vergütung. Er verpflichtet sich zur Einhaltung aller im Rahmen der Leistungserbringung für ihn und für Jenoptik anwendbaren gesetzlichen Mindestlohnbestimmungen, einschließlich Verordnungen, Richtlinien und etwaigen lokalen Vorgaben sowie der einschlägigen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten.
2.5. Achtung der Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit
Der Business Partner verpflichtet sich zur Achtung der Vereinigungs- und Koalitionsfreiheit seiner Mitarbeiter in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Bestimmungen.
3. Verbot von Korruption und Bestechung
Der Business Partner toleriert keine Bestechung oder Bestechlichkeit sowie sonstiges korruptes Verhalten. Er hat bei und im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für Jenoptik alle insoweit anwendbaren nationalen und internationalen Anti-Korruptionsgesetze (zum Beispiel UK Bribery Act, Foreign Corrupt Practices Act) einzuhalten.
Der Business Partner versichert, keine rechtswidrigen Vorteile, weder direkt noch indirekt, an Führungskräfte, Mitarbeiter oder Vertreter von Jenoptik geleistet zu haben oder künftig zu leisten. Der Business Partner versichert, bei und im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für Jenoptik, Amts- und Mandatsträgern sowie anderen privaten oder öffentlichen Entscheidungsträgern, aber auch sonstigen Geschäftspartnern weder direkt noch indirekt rechtswidrige Zahlungen, Zuwendungen, Geschenke oder sonstige vermögenswerte Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren oder anderweitig rechtswidrig Einfluss auf deren Entscheidungsfindung auszuüben.
Der Business Partner wird zudem im Rahmen der Geschäftsbeziehung zu Jenoptik auch selbst keine rechtswidrigen Vorteile von Dritten fordern, annehmen oder sich versprechen lassen.
4. Vermeidung von Interessenskonflikten
5. Faires Verhalten im Markt und Wettbewerb
5.1. Verbot kartellrechtswidrigen Verhaltens
5.2. Schutz von Informationen
Der Business Partner stellt den Schutz vertraulicher Informationen, die ihm im Zuge der Leistungserbringung für Jenoptik bekannt werden, sowie sonstiger Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sicher und achtet die einschlägigen Gesetze zum Schutz geistigen Eigentums. Vertrauliche Informationen sowie Unterlagen dürfen nur für die in der jeweiligen Geschäftsbeziehung vereinbarten Zwecke verwendet und nicht unbefugt an Dritte weitergegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht werden.
Der Business Partner verpflichtet sich weiterhin zur Einhaltung der anwendbaren nationalen und internationalen Datenschutzgesetze
5.3. Einhaltung von Bestimmungen des Außenwirtschaftsrechts
Sofern im Rahmen der Leistungserbringung für Jenoptik anwendbar, versichert der Business Partner die Einhaltung aller einschlägigen nationalen und internationalen außenwirtschaftsrechtlichen und zollrechtlichen Vorgaben, wie der geltenden Gesetze zum Import und Export von Waren, Dienstleistungen, Technologien, Software und Informationen sowie von Embargos und sonstigen Sanktionen. Er verpflichtet sich insbesondere, alle relevanten Vorgaben des nationalen und internationalen Zoll- und Außenwirtschaftsrechts zu erfüllen und fristgerecht alle Unterlagen, Dokumente, Daten und Informationen schriftlich zur Verfügung zu stellen, die zur Einhaltung des relevanten Zoll- und Außenwirtschaftsrechts bei Aus-, Ein- und Wiederausfuhr erforderlich sind (zum Beispiel einzuholende behördliche Genehmigungen oder bestehende Meldepflichten).6. Verpflichtung zur ökonomisch sozialen Unternehmensführung (Environmental Social Governance – ESG)
6.1. Schutz von Umwelt und Ressourcen
6.2. Gewährleistung von Produktsicherheit sowie Einhaltung der Anforderungen zum Umgang mit Stoffen, Gemischen und Erzeugnissen sowie Abfällen
Der Lieferant verpflichtet sich, dass alle von ihm gelieferten Waren oder Dienstleistungen die Qualitäts- oder Sicherheitsstandards erfüllen, die durch die jeweils anwendbaren Gesetze und Vorschriften vorgegeben sind, sowie dies auf Verlangen von Jenoptik nachzuweisen. Der Lieferant verpflichtet sich ferner, sofern anwendbar, bei und im Zusammenhang mit der Leitungserbringung für Jenoptik zu einem verantwortungsvollen und sorgsamen Umgang mit Stoffen, Gemischen und Erzeugnissen im Einklang mit den geltenden nationalen und internationalen Anforderungen.
Insbesondere versichert der Lieferant, dass er, sofern anwendbar, alle einschlägigen Registrierungs- und Informationspflichten sowie Beschränkungen der REACH Verordnung (EG) 1907/2006 für Stoffe und Gemische einhält und ein Sicherheitsdatenblatt über die verwendeten Stoffe und Gemische bereitstellt. Er verpflichtet sich weiterhin, die Beschränkungen für die Verwendung bestimmter gefährlichen Stoffe im Sinne der RoHS-Richtlinie 2011/65/EU in der jeweils gültigen Fassung zu einzuhalten.
Der Lieferant verpflichtet sich im Zusammenhang mit der Herstellung von ihm gelieferten Waren zur Einhaltung insbesondere (aber nicht ausschließlich) der folgenden umweltrechtlichen Abkommen:
- Minamata-Konventionen zu Quecksilber;
- Basler Übereinkommen über die Kontrolle der grenzüberschreitenden Verbringung gefährlicher Abfälle und ihrer Entsorgung;
- Stockholmer Abkommen über persistent organische Schadstoffe.
6.3 Verantwortungsvoller Umgang mit Konfliktmineralien sowie Kobalt und Glimmer
Der Lieferant hat sicherzustellen, dass der Einsatz von sogenannten Konfliktmineralien (Zinn, Tantal, Wolfram sowie Gold) und deren Derivaten sowie Kobalt und Glimmer in Lieferungen an Jenoptik nur unter Einhaltung der anwendbaren gesetzlichen Regelungen erfolgt. Er hat dies insbesondere durch hinreichende Transparenz und Überprüfung der Lieferkette (zum Beispiel Durchführungsnachweis der OECD-Due Diligence) zu gewährleisten und Jenoptik auf Verlangen nachzuweisen.
6.4.Informationsbereitstellung / ESG-Plattformen
Der Business Partner verpflichtet sich, sich auf einer von Jenoptik gewählten ESG-Rating-Internetplattform zu registrieren und alle dort erforderlichen Informationen, in Form von Selbstauskünften und ggf. vorhandenen Zertifikaten zum Zwecke der Durchführung einer ESG-Risikoanalyse, innerhalb eines angemessenen zeitlichen Rahmens zur Verfügung zu stellen, soweit nicht schwerwiegende Gründe einer Registrierung entgegenstehen. In diesem Fall wird der Business Partner diese schwerwiegenden Gründe, die gegen eine solche Registrierung sprechen, gegenüber Jenoptik unverzüglich mitteilen.
Auf begründete Nachfrage von Jenoptik verpflichtet sich der Business Partner auch unabhängig von der Informationsbereitstellung über eine ESG-Plattform der Jenoptik alle Informationen und Nachweise im Zusammenhang mit der Leistungserbringung beizubringen, die aufgrund einschlägiger nationaler und/ oder internationalen Vorschriften zur Einhaltung einer ökologischen und sozialen Unternehmensführung erforderlichen sind.
7. Weitergabe der Grundsätze dieses Verhaltenskodex an Dritte
8. Konsequenzen bei Verstößen
Der Business Partner ist verpflichtet, Jenoptik bei Verdacht auf Verstöße gegen die Verpflichtungen aus diesem Verhaltenskodex im Zusammenhang mit der Leistungserbringung für Jenoptik unverzüglich zu informieren und Jenoptik bei der Aufklärung etwaiger Verdachtsfälle zu unterstützen. Dies kann gegenüber seinem Ansprechpartner bei Jenoptik oder gegenüber den Mitarbeitern des Zentralbereichs Compliance & Risk Management erfolgen. Ferner sollte der Business Partner seinen Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, Verstöße geschützt zu melden.
Jenoptik ist bei schwerwiegenden Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex insbesondere berechtigt, alle Vertragsbeziehungen mit dem Business Partner sofort zu beenden und ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen. In jedem Fall ist der Business Partner verpflichtet, etwaige Verstöße unverzüglich zu beseitigen. Jenoptik behält sich ausdrücklich vor, etwaige Schadensersatzansprüche im Falle eines durch den Business Partner zu vertretenden Verstoßes gegen diesen Verhaltenskodex gegen den Business Partner geltend zu machen. Der Business Partner stellt Jenoptik von jeglichen Ansprüchen Dritter aufgrund von durch den Business Partner zu vertretenden Verstößen gegen diesen Verhaltenskodex im Rahmen der Leitungserbringung für Jenoptik frei.
Alle Business Partner der Jenoptik haben die Möglichkeit, Fehlverhalten und insbesondere Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex für Business Partner, z.B. potenzielle Verletzungen von Menschenrechten oder Umweltschutzverstöße im eigenen Unternehmen oder bei eigenen Business Partnern, über das Hinweisgebersystem der Jenoptik vertraulich zu melden.
9. Schlussbestimmungen
Dieser Verhaltenskodex unterliegt dem Recht am Sitz des vertragsschließenden Unternehmens der Jenoptik.
Stand: Oktober 2024
